Berita Kegiatan SOPD

Kegiatan Penataan Dan Penyimpanan Arsip Di Kantor Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Kapuas

KUALA KAPUAS - Dalam Rangka Penyelamatan dan Pelestarian Arsip, Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan (Disarpustaka) Kabupaten Kapuas melaksanakan Kegiatan rutin menerima, menyusun dan mengelola arsip dari Struktur Organisasi Perangkat Daerah (SOPD) lingkup Pemerintah Kabupaten Kapuas, di Kantor Disarpustaka Kapuas Senin, (22/02/2021) siang.

Kepala Disarpustaka Kabupaten Kapuas Komari, SE menyampaikan kegiatan Penataan dan Penyimpanan Arsip dimulai dengan kontrol awal yang harus di laksanakan dalam rangka menyimpan arsip, apakah arsip tersebut benar-benar telah inaktif, lalu diperiksa pula kelengkapan setiap series arsipnya.

(Baca Juga : Seluruh OPD  Diminta Dokumentasikan Informasi Melalui Website PPID)

“Bila ditemukan ada series arsip yang tidak lengkap, maka harus di upayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daftar arsip yang berasal dari unit lain,atau menanyakan kepada unit kerja asal,” kata Komari.

Lebih lanjut, dirinya menjelaskan setelah semua arsip diperiksa dengan teliti, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan masalah atau series arsip. “Kegiatan ini harus dilakukan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis/petugas arsip di unit pengolah,” terangnya.

Kemudian ia menambahkan, setelah tahapan pendeskripsian maka akan dilakukan sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif di lakukan untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok lain, berdasarkan urut kode nomor dan lain-lain, sehingga akan memudahkan memasukkan arsip ke dalam boks atau menata boks ke dalam rak.

“Setelah dilakukan penyortiran kami melaksanakan penataan arsip inaktif dalam setiap boks harus memperhatikan pula bagaimana penataan arsip tersebut Ketika masih aktif. Setelah semua arsip disimpan di dalam boks dan boks arsip tersebut telah diberi nomor sesuai nomor urut atau lokasi penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata boks dalam rak arsip,” jelasnya.

Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penerimaan boks yang digunakan. Sedangkan sistem penomoran boks sangat tergantung pada ruang dan alat simpannya. Jika terdapat beberapa ruang maka perlu diberi kode/huruf untuk setiap ruangan yang ada.  “Semua arsip dapat dicari dari daftar arsip yang kami buat,” pungkasnya. (disarpustaka/hmskmf)